الجمهورية العربية السورية

وزارة العدل – إدارة التفتيش

الرقم: ٢٣٣٥/٢/١٣ تاريخ: ٢٩/١٠/٢٠٢٥

السادة رؤساء العدليات في المحافظات كافة

ورد إلى وزارة العدل ما يفيد فقدان أو حريق أو تلف سجلات بعض دوائر الكاتب بالعدل في بعض المحافظات وما تحتويه من أصول لعقود ووثائق أو وكالات تخص المواطنين ذوي الشأن، والتساؤل حول إمكانية حفظ النسخة الأصلية أو الصورة طبق الأصل عن العقد أو الوكالة لدى دوائر الكاتب بالعدل، في سجل خاص، بحيث تأخذ حكم الأصل، وبحيث يثبت لأصحاب العلاقة الحصول على صورة مصدقة عن العقد أو الوكالة بعد عملية الحفظ والتعليمات والآلية التي يجب اتباعها في هذا الشأن.

وبما أن قانون الكاتب بالعدل رقم /١٤/ لعام ٢٠١٤ لم يتضمن أي نص يعالج المسألة المذكورة أعلاه، وبما أن المشرّع لم يعالج المسألة المثارة وبيّن كيفية ترميم الوثائق والمحررات المفقود أصولها لدى دوائر الكاتب بالعدل، فإن وزارة العدل تحدد آلية الترميم كالتالي:

– يشترط لقبول طلب الترميم والإيداع والتسجيل وفق هذه الآلية وجود نسخة أصلية مصدقة أو صورة أولى مصدقة طبق الأصل عن المحرر أو الوثيقة المفقود أصلها لدى دائرة الكاتب بالعدل، وفي غير ذلك لا يقبل الطلب ويكلف صاحبه مراجعة القضاء المختص للمطالبة بشأن أي حق يدعيه وفق الأصول المقررة قانوناً.

– إذا كانت بحيازة أحد أطراف المحرر أو الوثيقة نسخة أصلية مصدقة أو صورة أولى مصدقة طبق الأصل عنها، وكان مظهرها الخارجي لا ينطوي معه الشك في مطابقتها للأصل، فإنه يمكن لحائزها طلب إيداعها وتسجيلها لدى دائرة الكاتب بالعدل المختص الذي سبق له توثيقها، وعلى أن تتبع تلك الإجراءات التالية:

أولاً: يتقدم الطالب من أحد أطراف المحرر أو الوثيقة ضمن ملف خاص، مع مراعاة وجوب تقديمه ضمن المعلومات الخاصة بمسؤول التعاون في وزارة العدل.

ثانياً: يجب أن يشتمل الطلب على البيانات الآتية:

أ- البيان الأساسي لمقدم الطلب (الاسم، اسم الأب، اسم الأم، تاريخ الولادة) وموطنه المختار الذي يتخذه في منطقة دائرة الكاتب بالعدل المختص.

ب- رقم وتاريخ المحرر أو الوثيقة المطلوب إيداعها وتسجيلها.

ج- تاريخ وساعة تنظيم وختم المحضر.

د- اسم الكاتب بالعدل المختص وتوقيعه وخاتمه الرسمي.

وإذا تعدد الحاضرون في وقت واحد، أمكن تنظيم محضر واحد، وذلك على أن تدون فيه البيانات والإفادات المطلوبة بالنسبة لكل منهم وفق الوارد أعلاه.

ثالثاً: بعد انقضاء المهلة بالنسبة لجميع الأطراف، واستكمال الإجراءات السابقة، تتبع الآتي:

1- في حال اعتراض أي طرف من أطراف المحرر أو الوثيقة، يرفض الكاتب بالعدل طلب الإيداع والتسجيل، ويكلف طالبه بمراجعة القضاء المختص.

2- في حال قبول الأطراف بالطلب والمحرر أو الوثيقة موضوعه، وعدم اعتراض أي منهم، يرفع الكاتب بالعدل الأمر والأوراق إلى القاضي البدائي الأول المختص للإشراف قانوناً على أعمال الكاتب بالعدل، وفي هذه الحالة ينظر القاضي المعني – في قضاء الولاية – بالطلب والأوراق كافة، ويتحقق من صفات ذوي الشأن، ومن عدم وجود بطلان ظاهر في المحرر أو الوثيقة موضوع الطلب، ويأمر بإجراء الخبرة اللازمة للتحقق من صحة توقيع الكاتب بالعدل وخاتمه الرسمي المحفوظين عليها، وعلى ضوء ذلك يبت بقبول طلب الإيداع والتسجيل أو رفضه، ويعد قرار القاضي البدائي الأول في هذا الشأن قراراً قطعياً.

رابعاً: إذا قرر القاضي المختص قبول الطلب، يقوم الكاتب بالعدل المختص بإيداع وحفظ وتسجيل المحرر أو الوثيقة في سجل خاص بذلك يمسكه لدى دائرته، تراعي بشأنه البيانات والإجراءات والأصول العامة الواجبة في مسك السجلات، وفق أحكام قانون الكاتب بالعدل النافذ.

خامساً: تكون النسخة الأصلية المصدقة أو الصورة الأولى المصدقة طبق الأصل عن المحرر أو الوثيقة المقبولة والمثبتة وفق أحكام البند السابق، في قوة الأصل وترتب آثاره.

سادساً: في حال نشوء أي إشكال حول تطبيق الإجراءات السابقة، يرفع الأمر إلى القاضي البدائي الأول المختص للبت بشأنه.

في مطلق الأحوال، لا تحول الإجراءات السابقة دون حق صاحب الصفة والمصلحة باللجوء إلى القضاء المختص لإقامة الدعوى أمام المحكمة المختصة – وفق قواعد الاختصاص المحددة في قانون أصول المحاكمات – ولمواجهة الخصوم والأطراف ذوي العلاقة للدفاع بشأن الحق الذي يدعيه، أو لطلب إبطال

الإيداع والتسجيل الذي يتم وفق الإجراءات السابقة، أو طلب تثبيت صحة المحرر أو الوثيقة التي أُتلف أو فقد أصلها لدى دوائر الكاتب بالعدل، حيث تتولى المحكمة البحث بذلك والقيام بالإجراءات اللازمة للتثبت مما ذكر، بما فيها اللجوء إلى الخبرة للتحقق من مدى صحة التواقيع والأختام الرسمية الممهورة على الوثيقة، وتصدر في النتيجة حكمها القضائي وفق الأصول والأحكام القانونية، ويمكن لصاحب المصلحة اللجوء إلى الطرق المقررة قانوناً للطعن بالحكم القضائي، ومن حيث النتيجة فإن الحكم القضائي عند اكتسابه الدرجة القطعية يكتسب قوة القضية المقضية، فيما يثبت فيه من ثبوت أو نفي صحة المحرر، كما يمكن للمحكمة في حال ثبوت صحة الوثيقة أن تحكم بإلزام صاحب الصفة والمصلحة بتسجيل وحفظ نسخة الوثيقة (التي قضى الحكم بثبوتها) في سجل خاص يمسك لدى دائرة الكاتب بالعدل المختص أصولاً.

نرغب إليكم الاطلاع وتعميم ذلك كلياً على المحاكم والدوائر القضائية المعنية وخاصة دوائر الكاتب بالعدل في عدالتكم، للعمل وفق مضمونه كلما لزم الأمر أصولاً.

دمشق في ٢٩ / ١٠ / ٢٠٢٥

وزير العدل

الدكتور مظهر الويس